Office Manager in BERLIN (f/m/d)

  • German Studio
  • Berlin, Germany

Office Manager in BERLIN (f/m/d)

Job description

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine/n Office Manager/in in Berlin, die/der über ausgezeichnete Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten verfügt.

Das sind wir

MVRDV ist ein weltweit führendes Architektur- und Stadtplanungsbüro mit Sitz in Rotterdam und Büros in Shanghai, Paris und Berlin. Gegründet von Winy Maas, Jacob van Rijs und Nathalie de Vries im Jahr 1993, schaffen wir soziale, innovative, realistische, grüne und bemerkenswerte Architektur für eine Welt im Wandel. Wir glauben, dass unsere Arbeit die Welt zu einem besseren Ort macht, indem wir Träume verwirklichen, die aktiv zu den globalen Dringlichkeiten beitragen. Wir sind eine dynamische, ehrgeizige und schnell wachsende Organisation mit derzeit über 300 250 Mitarbeitern.


Was Sie erwarten können:

  • Koordinierung des Tagesablaufs und umfassende administrative Unterstützung des Berliner Büros und der Studiodirektoren;
  • Erste Anlaufstelle für Besucher;
  • Erste Anlaufstelle für Kollegen;
  • Bearbeitung des Telefon- und E-Mail-Verkehrs;
  • Verschiedene Ad-hoc Bürotätigkeiten;
  • Planung, Organisation und Vorbereitung von Teamsitzungen, Studioveranstaltungen und Geschäftstreffen;
  • Anfertigung von Protokollen über verschiedene Sitzungen und Koordinierung der Folgemaßnahmen;
  • Administrative Unterstützung, vorbereitende Buchhaltung und Unterstützung der Personalabteilung sowie die Abteilung Business Development
  • Leitung und Verwaltung des gesamten Spektrums der Facility-Management-Aufgaben
  • Vorbereitung und Pflege des Vertragwerks (Büro-, Versorgungs-, Sicherheits-, Reinigungs- und Wartungsverträge usw.)
  • Organisation des Bürolayouts und Verwaltung des gesamten Büromaterials;
  • Koordinierung mit der IT-Abteilung in Bezug auf die gesamte Büroausstattung;
  • Aufbereitung und Weitergabe von Informationen an die Mitarbeiter;
  • Beantwortung von Fragen der Mitarbeiter zu Fragen der Büroverwaltung
  • Koordinierung von Versicherungsthemen
Schnittstelle für kommunikative und organisatorische Aufgaben zwischen Berlin und Rotterdam


Requirements

Das sind Sie

  • Sie verfügen über ausgeprägte Fähigkeiten in den Bereichen Kommunikation, Management und Gastfreundschaft. Sie sind innovativ, lösungsorientiert und strukturiert. Sie fühlen sich von der Arbeit in einem internationalen, ehrgeizigen und zukunftsweisenden Umfeld angezogen.
  • Sie sprechen fließend Deutsch und fließend Englisch
  • 2-3 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position
  • Angenehme Persönlichkeit mit ausgeprägten kommunikativen und zwischenmenschlichen Fähigkeiten in Wort und Schrift
  • Hohe Eigenmotivation, Problemlösungsfähigkeit, Lösungsorientierung und strategisches Denken mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu setzen und die gesetzten Fristen einzuhalten
  • Erfahrung mit der Arbeit in einem Start-up-Umfeld
  • Sicherer Umgang mit MS-Office-Programmen und Erfahrung mit der Verwaltung von Datenbanken
  • Liebe zum Detail; ausgezeichnete Organisations- und Problemlösungsfähigkeiten
  • Fähigkeit zur Organisation, zur Arbeit unter Druck und zum Multitasking
  • kreativer Geist mit der Fähigkeit, Verbesserungen vorzuschlagen
  • Interesse an der Mission und den Werten von MVRDV


Gut zu wissen:

  • Erfahrung in der Arbeit für ein Architekturbüro in Berlin oder Deutschland

Was wir bieten

  • 25 bezahlte Urlaubstage
  • Eine 40-Stunden-Arbeitswoche
  • Fortbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
  • Regelmäßige Ausflüge und Veranstaltungen
  • Konzentrierte aber herzliche Arbeitsatmosphäre mit internationalen Austausch

Sind Sie interessiert?

Wenn Sie unser Team verstärken wollen, laden Sie bitte Ihr Motivationsschreiben und Ihren Lebenslauf über unsere Website hoch